发送邮件,早已是职场中常用的工作手段。可是,你确定你会发邮件吗?尤其是需要发给谁,抄送给谁的时候?

先从我自己的经历说起吧。

我一直以为自己对于职场的关系还处理还是比较手到擒拿了,想不到,几天前处理一个投诉事件的时候,还是犯了一个错误。事情的经过是这样的:

我接手了两个学生的投诉。他们投诉教自己的老师是A,可是给她们批改学术作业的是M(M是A的领导,但两个学生并不知道)。

其实这也倒还好,可是作业交给M后,M判为不合格,于是她们修改了作业,修改后还问了老师A的意见,老师A说没问题了。于是她们把作业重新提交,可是作业提交后,又被判为了不合格。他们找A理论,A说他没有权利更改结果,也没有权利改她们的作业。于是,她们只好再改再提交,可是结果依然是不合格。

两个学生非常气愤。一个是已经毕业一个月了,就因为作业的问题,迟迟拿不到毕业证。另一个学生马上就要毕业了,担心这样下去肯定会耽误自己接下来的签证申请。

我安抚了这两位学生,答应会帮助他们解决问题。然后我跟领导S沟通了一下这起投诉,并发送邮件给M寻求帮助,抄送给了S和另外一位领导L。

很快我就收到了M回复的邮件,并再次跟S沟通解决方案。S说我不用给M回复邮件了,直接给学生回复邮件,说作业已经分配给M,A批改不了,我们会给充分的时间她们修改,并提示答题不能抄袭,要理解后用自己的语言输出。

S让我将这封邮件抄送给A和M。我原本打算也抄送一下给她,她说不用了。我接收了这个指令,然后把邮件发送了出去。

可是,就在我刚刚发送完这个邮件后,S过来找我说不用发了,事情已经解决了,说A已经在批改两个学生的作业了。

事情也的确如此,因为我很快就收到了A的邮件,说一个学生的作业已经改完,另外一个正在改。听到这个消息,我有些崩溃,这不是给自己打脸吗?不仅是给自己打脸,还打了A, M, 学校的脸。

果然,第二天一大早,我就收到了老板的邮件,批评我没有事先和M沟通,邮件发给学生给出了不准确的信息。

好了,我的故事先讲到这里。

我们来分析一下,这个故事中我犯的错误。

有人肯定会说,这不太明显了吗?作业都回到A批改了,结果我还发邮件告诉学生不能由A批改,这不是错误是什么?

的确如此,这是很明显的错误,没有事先和M确认一下邮件内容,就直接把邮件发给了学生,这是不对的。但也请大家仔细想想,我的行动,不是领导S直接指示的吗?

然而,虽然是领导S指示的,她却并没有让我把邮件抄送给她。结果M收到邮件后,可能就会以为我擅自行动,而且带有一点越级的性质(M至少和S平级,甚至更高)给学生发了一封没有深思熟虑,以及没有经过我的直属领导和她确认的邮件。

我想,这大概也是为什么第二天一大早老板直接给我发邮件批评我,而且邮件也只是抄送给M和A。可想而知,我的邮件M一定很气愤地转给了老板。而老板看到我的邮件,一看,也没有抄送给S和L,就更加觉得我越级和擅自行动了。

反过来说,假如我当时坚持一下,对S说,抄送给你就是让你知道一下我发的什么嘛。一旦加上了抄送直属领导,意义就大不一样了。

M会知道说,这封邮件,是经过了S手的。虽然邮件内容有错误,她不会认为主要责任人在我。

在追究责任的时候,她可能会先跟S沟通一下,而不是直接将邮件转给了老板。因为她和S毕竟是平级的关系,也不能撕破了脸面。或者即便转给了老板,老板看到抄送给了S,可能就不会直接批评我了,或者批评的力度就会小很多了。

话说回来,为什么正确地抄送邮件如此重要?其实通过上面我的故事,大家应该可以瞥见一些端倪。

邮件集处理和汇报工作于一身,因而本身就带有职场政治属性。

发送给谁,抄送给谁,谁在前,谁在后,什么时候是发送,什么时候要抄送(或密送,下同),哪些邮件要抄送,都是有讲究的,而且一定要和同事的级别联系起来。

如果发送抄送得当,能够体现你优秀的职业素养,还能得到领导的赞许。如果发送抄送不当,很可能你会得罪同事和领导,甚至会影响评优晋升。

正确的发送和抄送,代表着对下级、平级和上级的尊重。此外,正确地抄送给上级,也是在保护自己。不要像我上面一样,明明是领导的指示,却自个儿干吃哑巴亏。

好了,废话不多说了,给大家上一点干货:

1. 明确发送和抄送的区别:发送一般是直接汇报或交接工作;抄送是在直接汇报或交接对象之外,同时也让第三者或更多的人知道,但是他们无需接手处理邮件本身的内容;密送是在抄送的基础上,不让汇报或交接对象知道。

2. 重要邮件,一定要抄送给直属领导。

3. 抄送多个人,建议直属领导第一,直属领导的领导第二,其他部门领导第三,其余相关人等按事情相关度和部门远近排序。

4. 平级的领导或同事,最好不要发送一个人,抄送给另一个人。

5. 未经直属领导同意,不要发送给不相关的人,抄送给其他平级领导或大领导。

学会了发送抄送邮件,你的职场道路一定不会差。加油吧!